A Prefeitura do Campus está capacitada a realizar, por meio das facilidades existentes em sua estrutura organizacional, diversos serviços de apoio e de manutenção, com o propósito de contribuir para a eficiência e a eficácia do funcionamento da PUC-Rio.
- apoio limitado de transporte de pessoal e de material, serviços de elevadores, jardinagem, conservação e limpeza, sob a coordenação da Divisão de Apoio Geral;
- manutenção corretiva e preventiva de equipamentos e instalações prediais, por meio das oficinas de refrigeração, elétrica, carpintaria, bombeiro, obras, pintura, serralheria, e da equipe de pronto atendimento (EPA), sob a coordenação da Divisão de Manutenção Técnica; e
E, este MANUAL, tem como objetivo, orientar os departamentos a forma correta de fazer a solicitação desses serviços, detalhando todo o processo, desde a solicitação do serviço até a entrega do mesmo.
Para a requisição de qualquer um dos serviços afetos à Prefeitura do Campus, o setor competente da PUC, denominado de "Solicitante", deverá utilizar o Sistema de Gerência Universitária (SGU) para gerar os protocolos eletrônicos correspondentes às suas necessidades.
Após clicar no ícone atinente ao "Protocolo", será apresentada a tela mostrada abaixo, na qual o Solicitante poderá inserir, junto à Prefeitura do Campus, todas as informações necessárias a subsidiar a manutenção requerida.
O preenchimento da tela mencionada, de forma completa e fidedigna, inserindo-se, inclusive, fotografias ilustrativas, facilitará a avaliação e a alocação de pessoal e material para a execução da manutenção.
Adicionalmente, por ocasião do preenchimento da "Mensagem", contida no campo "Solicitação", é muito importante que o Solicitante insira as seguintes informações disponibilizadas no protocolo eletrônico do SGU:
1) FAVOR INFORMAR: LOCAL e DESCRIÇÃO do serviço a ser efetuado.
2) FAVOR INFORMAR se o serviço a ser efetuado NÃO atende a ''PROJETO PATROCINADO''.
3) Caso deseje adquirir o material, informar: ''MATERIAL SERÁ ADQUIRIDO POR ESTE SETOR''.
As manutenções (corretivas e preventivas) efetuadas pelas oficinas da Prefeitura do Campus são classificadas em "pronto atendimento" (serviços imediatos pré-estabelecidos, executados pela EPA - equipe de pronto atendimento, que, por serem mais simples, não necessitam uma análise prévia da Prefeitura do Campus) e "programada" (serviços mais complexos que necessitam uma análise prévia da Prefeitura do Campus para a coordenação de sua execução).
Para as manutenções de "pronto atendimento" e "programada" de equipamentos e instalações prediais, o SGU prevê dois tipos de protocolo eletrônico:
Protocolo eletrônico do SGU, por meio do qual o Solicitante requer, à Prefeitura do Campus, uma determinada manutenção de "pronto atendimento", ou uma manutenção "programada" prevista na lista de serviços contida no SGU; e
Pedido de Serviço (PS)
Protocolo eletrônico do SGU, por meio do qual o Solicitante requer, à Prefeitura do Campus, uma determinada manutenção “programada” não prevista na lista de serviços contida no SGU.
Detalhamento do Pedido de Serviço (PS) e da Ordem de Serviço (OS)voltar ao topo
Como já mencionado, quando houver a necessidade de um serviço de manutenção, o Solicitante poderá abrir, no SGU, um Pedido de Serviço (PS) ou uma Ordem de Serviço (OS), dependendo da dimensão do serviço a ser realizado.
Para os serviços de pronto atendimento (execução rápida), o Solicitante, por meio do SGU, gerará automaticamente uma OS diretamente à EPA.
Para os serviços programados (execução mais complexa), o Solicitante, por intermédio do SGU, gerará automaticamente, conforme o caso, um PS/OS para a Prefeitura do Campus.
Por ocasião do recebimento do PS/OS, no SGU, a Prefeitura do Campus, inicialmente, avaliará o serviço quanto à sua exequibilidade (possibilidade de execução).
Na avaliação, a Prefeitura do Campus verificará a possibilidade de execução do PS/OS, levando-se em consideração os recursos de pessoal, material e financeiro disponíveis, bem como a possibilidade da contratação de firmas particulares especializadas (serviços de terceiros).
Se o PS/OS não for exequível, a Prefeitura do Campus informará, ao Solicitante, a impossibilidade da execução do serviço, reportando o motivo pelo qual o serviço deixará de ser realizado.
Se o PS/OS for exequível, a Prefeitura do Campus procederá a sua análise.
A análise do PS/OS contemplará o seu estudo pormenorizado, a ser realizado pelos Supervisores da Divisão e da oficina líder, da Prefeitura do Campus.
A oficina líder é a oficina da Prefeitura do Campus responsável por executar e coordenar, junto às demais oficinas envolvidas, todos os serviços afetos a uma determinada manutenção.
Em consequência do resultado da análise do PS/OS, serão estabelecidos: prioridade, situação, oficina líder, concurso de outras oficinas, técnico responsável pelo serviço, necessidade (ou não) da contratação de terceiros (empresa prestadora de serviço), e prazo para execução do serviço (quando for possível).
Na execução dos serviços, a Divisão da Prefeitura do Campus responsável pelo PS/OS terá a incumbência de gerenciá-lo, objetivando atender plenamente ao requisitado pelo Solicitante.
Se for verificado, na análise do PS/OS, que o serviço, pela sua magnitude, deva ser executado pela contratação de terceiros, poderá ser necessário que se proceda uma cotação prévia de preços, com o propósito de garantir preços justos. A sistemática de cotação prévia de preços está estatuída em Norma própria.
O pagamento da fatura relativa à contratação de terceiros só poderá ser concretizado, após a certificação da conclusão do serviço, com qualidade, pelo Supervisor da Divisão, em conjunto com o Supervisor da oficina responsável (duas assinaturas na fatura).
Prioridades previstas para os protocolos eletrônicosvoltar ao topo
As prioridades previstas na sistemática de manutenção são:
- [1] Baixa, [2] Média, [3] Alta: atribuídas normalmente para os serviços que não tenham impacto direto nas tarefas a cargo dos diversos setores da PUC, à exceção do setor acadêmico. Esses serviços, de forma geral, serão direcionados para a competência das oficinas.
- [4] Imediato, [5] Urgente: atribuídas normalmente para os serviços que tenham impacto direto no setor acadêmico, e que possam ser realizados em até 48 horas. Esses serviços, de forma geral, ficarão sob a responsabilidade da EPA.
Os PS e as OS ainda em fase de projeto serão classificadas com prioridade [0] Sem Prioridade, e não participarão da fila de execução. Esses protocolos, quando puderem ser realizados, terão a prioridade alterada.
Só os Supervisores de Divisão poderão atribuir a prioridade [0] e posteriormente alterar essa prioridade.
| Como regra geral, a Prefeitura do Campus estabelecerá sempre prioridade máxima para as manutenções que possam afetar o desempenho escolar dos alunos da nossa Universidade. |
Situação das Ordens de Serviço e dos Pedidos de Serviçovoltar ao topo
No que tange à situação, os protocolos eletrônicos (OS/PS) poderão ser classificados de acordo com a seguinte sistemática:
|
Responsável |
Situação |
Observação |
| Supervisor da Divisão |
Andamento |
- Andamento: quando da designação de um técnico responsável pela execução do serviço.
|
| Supervisor da oficina |
|
- Agendado: quando for estabelecida a data, ou o período de tempo, para a realização do serviço. |
| Supervisor da Divisão |
Andamento |
- Em espera: quando alguma providência impeça o seu prosseguimento normal. |
| Supervisor da Divisão Supervisor da oficina |
Concluída |
- Quando o serviço tiver sido realizado com a qualidade requerida. |
Tramitação das Ordens de Serviço e dos Pedidos de Serviço e designação da
Oficina Lídervoltar ao topo
Quando uma OS tramitar da EPA para a oficina ou da oficina para a EPA (neste caso, um PS), a prioridade deverá (ou poderá) ser alterada e o motivo da tramitação será explicitado no parecer. Em ambos os casos, os Supervisores das oficinas envolvidos deverão combinar a referida tramitação, de modo a não haver qualquer perda ou atraso na execução do serviço. Essa tramitação só deverá ocorrer após a concordância do Supervisor da Divisão de Manutenção Técnica.
O mesmo procedimento é válido quando da tramitação de uma oficina para outra oficina.
Em todos os serviços (OS e PS), sempre será designada, pelo Supervisor da Divisão, uma oficina líder. Nos serviços de maior complexidade, como já mencionado, a oficina líder terá a responsabilidade de coordenar a execução dos serviços com as demais oficinas envolvidas.
Em todos os serviços (OS e PS), será designado, pelo Supervisor da Divisão em conjunto com o Supervisor da oficina líder, um técnico responsável pela execução do serviço.
No que refere à necessidade de material, deverá ser observada a sistemática prevista no Manual de Procedimentos da Prefeitura atinente à Autorização de Requisição de Material (ARM).
No processo de desenvolvimento das OS e dos PS, o Supervisor da oficina líder controlará a execução de todo o serviço, interagindo, quando necessário, com as demais oficinas envolvidas. Adicionalmente, o Supervisor da oficina líder manterá o Supervisor da Divisão responsável informado sobre o andamento do serviço, bem como atualizará a SGU.
Quando o serviço for prontificado, com a qualidade requerida, o protocolo eletrônico (OS/PS) poderá ser concluído pelo Supervisor da oficina.
Por ocasião da conclusão das OS e dos PS, serão escrituradas, no SGU, as seguintes informações, que permitirão, à Prefeitura, manter o histórico dos serviços realizados:
- informações do serviço, como pessoal envolvido, material utilizado, custos, tempo dispendido para efetuar o serviço, etc; e
- especificamente para cada equipamento, o detalhamento dos serviços efetuados, com destaque para o material utilizado.
Resumidamente, a execução de um protocolo eletrônico (OS/PS) pode ser caracterizado pelas seguintes atividades:
Ressarcimento do material utilizado e das horas trabalhadas na execução de uma solicitação de manutenção (PS/OS)voltar ao topo
As seguintes informações, conforme já mencionado, são importantes para que a Prefeitura do Campus possa avaliar e mensurar os custos de todos os serviços solicitados (PS/OS):
1) FAVOR INFORMAR: LOCAL e DESCRIÇÃO do serviço a ser efetuado.
2) FAVOR INFORMAR se o serviço a ser efetuado NÃO atende a ''PROJETO PATROCINADO''.
3) Caso deseje adquirir o material, informar: ''MATERIAL SERÁ ADQUIRIDO POR ESTE SETOR''.
Assim, a partir dessas informações (1), (2) e (3), e utilizando-se a quantidade e os preços de todos os materiais utilizados (chamados de materiais de OS) e as horas trabalhadas (homem-hora - HH) na execução dos serviços (PS/OS), a Prefeitura do Campus poderá avaliar e mensurar detalhadamente, no SGU, os custos decorrentes, para que sejam ressarcidos financeiramente, conforme o caso, à PUC.
Nesse sentido, a sistemática definida sobre o assunto estabelece as seguintes diretrizes gerais:
- no que tange à aquisição de material utilizado nos PS/OS, foi criada a Meta Orçamentária 1966.00.00 – Pagamento de Ordem de Serviço, comum a todos os departamentos, para que possa ser ressarcido, conforme a situação, o valor dos materiais utilizados (chamados de materiais de OS), por meio de ação, no SGU, a cargo da Prefeitura do Campus.
- no que diz respeito à mão de obra empregada nos PS/OS que atendam a projetos patrocinados, o valor do homem-hora (HH) alocado à execução do serviço será, também, ressarcido na Meta Orçamentária 1966.00.00. Nos demais casos, não será cobrado o valor do HH.
Após a Prefeitura do Campus finalizar, no SGU, o ressarcimento dos custos do serviço concluído (PS/OS), o Solicitante receberá uma notificação, por e-mail, contendo os materiais utilizados e seus custos, o HH utilizados e seus custos, e for o caso, bem como o valor total ressarcido da Meta Orçamentária 1966.00.00.
Após o ressarcimento, a Meta Orçamentária 1966.00.00 poderá ficar temporariamente negativa, momento em que o Solicitante do PS/OS deverá realizar um remanejamento orçamentário para ela, no valor necessário para cobrir os seus custos.
Resumo esquemático da sistemática de serviços efetuados pela Prefeitura do Campusvoltar ao topo
Atribuições do pessoal envolvido nos serviços de manutençãovoltar ao topo
Solicitante
- Abrir, no SGU, o protocolo eletrônico correspondente à OS (manutenção de pronto atendimento) ou ao PS (manutenção programada).
- Reportar no campo do protocolo eletrônico aberto, no SGU, as seguintes informações essenciais para a consecução do serviço solicitado:
1) FAVOR INFORMAR: LOCAL e DESCRIÇÃO do serviço a ser efetuado.
2) FAVOR INFORMAR se o serviço a ser efetuado NÃO atende a ''PROJETO PATROCINADO''.
3) Caso deseje adquirir o material, informar: ''MATERIAL SERÁ ADQUIRIDO POR ESTE SETOR''.
- Além das informações imprescindíveis acima, reportar, também, no campo "Solicitação", da "Mensagem" do protocolo eletrônico aberto, os demais dados que possam facilitar a execução do serviço.
- Avaliar o atendimento do serviço (PS/OS), após receber o e-mail reportando a sua conclusão.
- Manter a Meta Orçamentária 1966.00.00 sempre no valor positivo.
Prefeito do Campus
- Ser responsável pela coordenação de todos os serviços (PS/OS) efetuados pela Prefeitura do Campus.
- Orientar, quando necessário, o pessoal subordinado, com o propósito de se garantir a eficiência e a eficácia dos serviços (PS/OS) afetos à Prefeitura do Campus.
Supervisor da Divisão
- Manter, com o Solicitante, um excelente relacionamento ético e profissional, de modo que o serviço seja realizado com eficiência, eficácia e dentro dos prazos estabelecidos.
- Avaliar o PS/OS, com o Prefeito do Campus, de modo a verificar a sua exequibilidade.
- Caso o PS/OS seja inexequível, informar ao Solicitante a impossibilidade de sua execução.
- Caso o PS/OS seja exequível, dar prosseguimento ao serviço.
- Analisar o PS/OS, em conjunto com o Supervisor da oficina líder, estabelecendo: prioridade, situação, ratificação da oficina líder, técnico responsável pelo serviço, prazo para execução e necessidade de material.
- Reportar, prontamente, ao Prefeito do Campus, possíveis problemas que impactem na prontificação dos PS/OS sob a sua reponsabilidade, considerando os prazos estabelecidos e a qualidade requerida.
- Atuar, também, sobre os assuntos "Prefeitura", "Projetos" e "Serviços de Terceiros".
- No caso específico de "Serviço de Terceiros", ser o responsável, em conjunto com o Prefeito, pela contratação do referido serviço.
- Certificar que o serviço realizado foi escriturado no banco de dados do PS/OS.
- Certificar que o serviço realizado foi escriturado no registro do equipamento.
- Certificar a fatura relativa ao serviço de terceiros.
- Preencher no SGU as horas trabalhadas dos funcionários subordinados.
- Manter o SGU atualizado, por intermédio da Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).
Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC)
- Ser responsável por interagir com o SGU, com o propósito de aperfeiçoar o processo relacionado às manutenções (PS e OS) a cargo da Prefeitura do Campus.
- Assessorar todos os setores da Prefeitura do Campus, no sentido de tornar o processo relacionado às manutenções (PS e OS) a cargo da Prefeitura do Campus mais eficiente e eficaz.
- Auxiliar a mensuração do desempenho das oficinas da Prefeitura do Campus.
- Auxiliar o controle de todos os serviços de manutenção afetos à Prefeitura do Campus.
- Controlar as metas orçamentárias relacionadas aos serviços de manutenção sob a responsabilidade da Prefeitura do Campus.
- Mensurar o nível de satisfação dos clientes, por meio das seguintes consultas, ao SGU: O tempo de espera para realização do serviço foi satisfatório? A qualidade do serviço atendeu às suas expectativas? Em relação ao técnico que executou o serviço, como você o avaliaria?
Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC)
- Imprimir, toda a segunda-feira, o relatório de serviços em "andamento" e "em espera" a mais de 7 dias, entregando cópias aos Supervisores de Divisão e aos componentes da APOC.
- Assessorar as oficinas da Prefeitura do Campus na manutenção atualizada do SGU.
- Ser responsável pelo ressarcimento dos PS/OS concluídos.
Supervisores de oficina
- Manter, com o Solicitante, um excelente relacionamento ético e profissional, de modo que o serviço sob a sua responsabilidade seja realizado com eficiência, eficácia e dentro dos prazos estabelecidos.
- Gerenciar os PS/OS a cargo de sua oficina.
- Reportar, prontamente, ao Supervisor da Divisão, possíveis problemas que impactem na prontificação dos serviços (PS/OS) afetos à sua oficina, considerando os prazos estabelecidos e a qualidade requerida.
- Selecionar os técnicos subordinados para o atendimento dos PS/OS afetas à sua oficina.
- Gerenciar os técnicos subordinados, com o intuito de que os PS/OS sejam realizados com eficiência e eficácia.
- Quando oficina líder de determinado PS/OS, coordenar os serviços a serem efetuados com as demais oficinas participantes.
- Certificar a fatura relativa ao serviço de terceiros.
- Controlar e manter as ferramentas que estão sob a sua responsabilidade.
- Controlar e manter atualizado os inventários de ferramentas, equipamentos e facilidades sob a sua responsabilidade.
- Assessora o Supervisor da Divisão no preenchimento das horas trabalhadas dos técnicos subordinados.
- Manter o SGU atualizado, por intermédio da Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).
Técnico da oficina
- Manter, com o Solicitante, um excelente relacionamento ético e profissional, de modo que o serviço seja realizado com eficiência, eficácia e dentro do prazo estabelecido.
- Realizar, com eficiência e eficácia, os serviços designados em PS/OS.
- Manter o Supervisor da oficina informado da evolução dos serviços designados em PS/OS.
- Reportar, prontamente, ao Supervisor da oficina, possíveis problemas que impactem na prontificação dos PS/OS sob a sua reponsabilidade, considerando os prazos estabelecidos e a qualidade requerida.
- Controlar e manter as ferramentas, equipamentos e facilidades que estão sob a sua responsabilidade.
- Informar ao Supervisor de sua oficina as horas trabalhadas para cada PS/OS.
- Manter o SGU atualizado, por intermédio da Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).
Almoxarife
- Manter um controle rigoroso dos itens de material cadastrados no Almoxarifado.
- Manter o Almoxarifado organizado.
- Fornecer apenas os itens de material atrelados aos PS/OS e aos pedidos de material (consumo e permanente) devidamente autorizado.
- Confeccionar as autorizações de requisição de material (ARM) para os materiais dos PS/OS, materiais permanente e materiais de consumo, seguindo o estatuído no específico Manual de Procedimentos da Prefeitura.
Instruções gerais para o pessoal da Prefeitura do Campus envolvido nos serviços de manutençãovoltar ao topo
- As oficinas da Prefeitura do Campus devem ser mantidas limpas e organizadas.
- Todas as ferramentas e equipamentos das oficinas da Prefeitura do Campus devem ser bem mantidos e controlados.
- A postura dos funcionários da Prefeitura do Campus, com os Solicitantes de PS/OS, deverá ser formal e cortês, pautada na ética e no profissionalismo.
- Os funcionários da Prefeitura do Campus devem primar por uma boa apresentação pessoal.
- Nenhum PS/OS deve ser concluído sem que se tenha certeza da qualidade do serviço e da concordância do setor Solicitante.
- A oficina líder deve ser atuante na coordenação de todos os serviços afetos aos PS/OS sob a sua responsabilidade, interagindo proativamente com as demais oficinas afetas ao serviço.
- A tramitação de um PS/OS de uma oficina da Prefeitura do Campus para outra só deverá ser efetuada após os Supervisores de oficina combinarem a execução dos serviços. Essa tramitação deverá ser previamente autorizada pelo Supervisor da Divisão de Manutenção Técnica.
- A alteração da prioridade de um PS/OS só poderá ser feita com a concordância do Supervisor da Divisão correspondente. Essa alteração deverá ser feita administrativamente pela Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).
- Todo PS/OS de alteração de qualquer espaço físico da PUC somente poderá ser realizado após a autorização da Coordenadoria Central de Infraestrutura (CCIE).
- Os PS/OS que requeiram autorização prévia da CCIE devem ser classificadas, inicialmente, pelo Supervisor da Divisão, como "Em espera", até o posicionamento final daquele setor. Para esses PS/OS, o Supervisor da Divisão correspondente ao serviço requisitado deverá enviar, ao Solicitante do PS/OS, tão logo receba a solicitação de manutenção, a seguinte mensagem: "Tendo em vista o protocolo em questão (pedido ou ordem de serviço) envolver alteração do espaço físico da Universidade, solicita-se que esse setor obtenha o APROVO do serviço requisitado junto à Coordenadoria Central de Infraestrutura. Em consequência, o protocolo foi colocado na situação "em espera no setor". Após o mencionado APROVO, a Prefeitura do Campus dará continuidade à realização do serviço requisitado".
- Somente os Supervisores de Divisão, após análise conjunta com o Prefeito do Campus, poderão endereçar um PS/OS para o assunto "Serviço de Terceiros".
- Os "Serviços de Terceiros" deverão ser acompanhados permanentemente pela oficina líder afeta à manutenção, com o propósito de se certificar de sua qualidade e atendimento de prazos.
- Os pagamentos dos "Serviços de Terceiros" só poderão ser encaminhados ao setor competente da Superintendência Administrativa, após as certificações da qualidade dos serviços pelos Supervisores da Divisão e da oficina correspondente (duas assinaturas no verso da fatura de pagamento).
- Na contratação de "Serviços de Terceiros", deverão ser considerados pelo Supervisores de Divisão, pelo menos, os seguintes aspectos: preço, experiência da empresa no serviço, prazos de execução, qualidade e garantia.